Descrição geral
Que solução é esta ?
A Sysnovare Expenses automatiza e simplifica todo o processo de despesas ou adiantamentos, desde o seu registo até ao momento em que a informação é integrada automaticamente nos Sistemas de Gestão (ERP) das organizações e regularizada, seja por emissão de ficheiro SEPA ou através do processamento de vencimentos.
A nova versão permite que os colaboradores reduzam o tempo na elaboração de relatórios de despesas, assim como o tempo necessário para as validações pelas chefias é reduzido, devido ao poderoso e configurável workflow.
Disponibiliza ainda mais informação aos gestores para que possam conhecer ao detalhes os montantes e as origens das despesas registadas, assegurando automaticamente que a política de custos é cumprida, uma vez que é possível definir, por função, as diversas rubricas elegíveis e os plafonds associados.
Mas o aumento de produtividade não termina por aqui, a solução foi desenvolvida para integrar com qualquer software de gestão (ERP), como é o caso de SAP© e Baan©, entre outros, efetuando os respetivos movimentos contabilísticos de uma forma simples, consistente e automática.
A importação dos extratos dos Cartões de Crédito agiliza ainda mais o preenchimento das despesas, sendo apenas necessária a conciliação dos movimentos com as rubricas pretendidas, eliminando a necessidade de lançamentos manuais.
A Sysnovare Expenses contribui e apoia as empresas nos seus processos de internacionalização, com a gestão das despesas em tripla moeda e com a possibilidade de registo das despesas com a indicação de 2 valores para câmbio.
Valor Acrescentado
Quais as vantagens e benefícios ?
para o Colaborador
Cálculo automático de subsídios.
Adiantamentos atempados.
Reembolsos mais rápidos.
Mobilidade com qualquer dispositivo.
para o Aprovador
Aprovação com um clique.
Aprovação e rejeição por despesa ou relatório.
Mobilidade com qualquer dispositivo.
para a Equipa RH e Financeira
Diminuição de erros e desvios.
Garante o cumprimento da política de despesas.
Integração com sistema de vencimentos.
Integração com sistema de contabilidade.
Características Gerais
O que a distingue ?
Orientação aos Processos
Modelação do workflow dos Processos através de uma ferramenta simples, na qual se definem ou ajustam todas as regras de acordo com a realidade do Cliente.
Delegação de Poderes
Configuração de hierarquias com delegação de poderes, que agilizam os processos de decisão.
Interfaces Amigáveis
Interfaces gráficos amigáveis e intuitivos, permitindo que o utilizador configure os componentes gráficos à medida das suas necessidades (nº de registos das listas, largura das colunas, colunas visíveis, etc.).
Multi-moeda
Suporte a multi-moeda, com câmbio automático de despesas com moedas diferentes dentro do mesmo relatório.
Estatísticas e Relatórios
Mecanismos de geração de relatórios integrados, com componentes opcionais de Business Intelligence, que permitem a análise e exploração de dados de uma forma mais profunda e inteligente.
Mobilidade
Funciona em qualquer tipo de dispositivo móvel, uma vez que toda a solução é 100% web e independente da plataforma.
Alertas Parametrizáveis
Parametrização de alertas, de acordo com as necessidades do Cliente, que podem ser despoletados pelo interface aplicacional, por correio eletrónico (e-mail) ou SMS.
Desmaterialização Total
Solução livre de papel, uma vez que o processo assenta num pressuposto de gestão eletrónica.
Enorme Flexibilidade
Múltiplos níveis de parametrização, que permitem um ajustamento refinado da solução à realidade do Cliente, no que respeita a contextos e tipos de despesa, grupos de despesas e centros de custo.
Despesas com base em Itenerários
Registo de despesas com base em itinerários pré-definidos e registo de deslocações específicas realizadas em veículos.
Utilizadores e Perfis de Segurança Flexíveis
Integrável com sistemas de autenticação externos (AD, OID, etc.) e facilidade no registo e manutenção de Utilizadores. Grande flexibilidade na definição e ajustamento dos perfis de segurança à realidade do Cliente.
Cartões de Crédito
Importação e validação de extratos de cartões de crédito.
ÁREAS FUNCIONAIS
QUAIS OS PROCESSOS QUE TRATA ?
Processamento
- Gestão de datas para integração das despesas parametrizável por rubrica.
- Controlo dos subsídios de refeição de todos os colaboradores indicados por despesa, para além do próprio.
- Controlo da imputação dos subsídios de deslocação por projeto e/ou centro de custo.
Gestão
- Visualização dos documentos anexados a cada relatório no contexto workflow.
- Regularização automática dos saldos pendentes nos Adiantamentos.
- Disponibilizados mais elementos na consulta dos relatórios para as chefias.
- Demonstração detalhada da utilização dos Adiantamentos e do respetivo saldo.
- Quadros de Resumos e Detalhes para exploração de dados e
exportação para Excel.
Processamento
- Registo simultâneo de uma terceira moeda
- (ex. Denominação(EUR), Operação(USD) e da Transação, despesa ou adiantamento(BRL)).
- Registo de 2 câmbios, o oficial à data e o da transação, por cada despesa.
Notificação
- Notificações mais explícitas e adequadas as diferentes condições de cada
relatório. - Envio de notificações importantes para os colaboradores.
- Acesso imediato a aplicação diretamente das notificações.
Simplificação de Processos
- Duplicação de relatórios de despesas, reduzindo ainda mais o tempo de registo de forma rápida e completa.
- Importação de extratos bancários e justificação de movimentos com circuito de aprovação.
- Registo de despesas offline, com definições parametrizáveis, para posterior integração.
RH Mobile
Mobilidade
Simplicidade na palma da mão.
Com a versão mobile do Sysnovare Expenses, o processo de registo e gestão das despesas está ainda mais simplificado, permitindo o registo no próprio momento da realização da despesa, de forma prática e eficaz. Poderá assim gerir todas as despesas e relatórios, submetendo para aprovação, ou aprovando as despesas da sua equipa.
Despesas
Registe as suas despesas no momento em que as realiza. Consulte e edite as despesas já registadas.
Atividades
Aprove, Recuse e Consulte os detalhes das Despesas submetidas.
Integração de Sistemas
Interoperabilidade
Integração com ERPs
SAP, BAAN, Sysnovare RH Suite,
entre outros.
- Lançamento dos Documentos Contabilísticos de Adiantamentos, Despesa e Regularização no ERP com todo o detalhe necessário.
- Validação de Números de Contribuinte (NIF) de terceiros. Disponibilização de histórico dos documentos enviados.
- Log de erros e respetivas notificações por email. Atualização dos câmbios com periodicidade configurável.
Contactos Comerciais e Suporte
Endereço
Rua João das Regras 284 – 3º – Sala 303
4000-291 Porto
Coordenadas GPS
41°9’19″N
8°36’40″O